Polityka prywatności serwisu TemplateForm.pl

Data ostatniej aktualizacji:
18 lipca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu TemplateForm.pl jest:

ProtoForm sp. z o.o.
Nowe Kościeliska 20A
08-445 Nowe Kościeliska
NIP: 5322123900
e-mail: info@protoform.pl

TemplateForm jest wyspecjalizowaną marką należącą do ProtoForm sp. z o.o.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw związanych z ochroną danych można kontaktować się z administratorem pod adresem e-mail: info@protoform.pl.

2. Zakres Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osób korzystających z serwisu TemplateForm.pl, w szczególności osób:

  • przesyłających wiadomość przez formularz kontaktowy,

  • przesyłających projekt do weryfikacji technicznej lub wyceny,

  • kontaktujących się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu,

  • korzystających z osadzonych na stronie formularzy, map i innych usług zewnętrznych,

  • składających zamówienie lub podejmujących działania zmierzające do zawarcia umowy.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:

  • imię i nazwisko,

  • adres e-mail,

  • numer telefonu,

  • nazwę firmy, jeżeli zostanie podana,

  • treść wiadomości i dodatkowe uwagi,

  • informacje dotyczące projektu, zamówienia lub przeznaczenia szablonu,

  • rodzaj i grubość materiału,

  • liczbę sztuk i wymiary elementów,

  • przewidywany termin realizacji,

  • przesłane pliki, rysunki, zdjęcia, szkice i dokumentację techniczną,

  • informacje zawarte w dalszej korespondencji,

  • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, czas połączenia i adres odwiedzanej podstrony.


Prosimy, aby w formularzach, wiadomościach i przesyłanych plikach nie umieszczać danych, które nie są potrzebne do przygotowania wyceny lub realizacji projektu.

W szczególności nie należy przesyłać informacji dotyczących zdrowia, pochodzenia, przekonań religijnych, poglądów politycznych lub innych danych szczególnych kategorii.

Jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe innych osób, użytkownik powinien upewnić się, że ich przekazanie jest niezbędne i zgodne z prawem.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

Obsługa zapytania, weryfikacja projektu i przygotowanie wyceny

Dane przetwarzamy w celu:

  • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,

  • sprawdzenia możliwości technicznych realizacji projektu,

  • weryfikacji przesłanych plików,

  • przygotowania indywidualnej wyceny,

  • ustalenia materiału, wymiarów i parametrów wykonania,

  • podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Prowadzenie korespondencji biznesowej

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami w imieniu firmy, organizacji lub innego podmiotu, jego dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia korespondencji biznesowej, przedstawienia informacji o usługach oraz utrzymywania relacji z klientem lub potencjalnym klientem.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej i komunikacji biznesowej.

Realizacja zamówienia lub umowy

Jeżeli w wyniku zapytania zostanie złożone zamówienie, dane będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, realizacji projektu, kontaktu w sprawach technicznych oraz dostarczenia gotowych elementów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków księgowych, podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu

Podstawowe dane techniczne mogą być przetwarzane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony,

  • diagnozowania błędów,

  • zapobiegania nadużyciom,

  • ochrony formularzy i systemów informatycznych,

  • zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników i administratora.


Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora związany z bezpieczeństwem serwisu.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Korespondencja, ustalenia dotyczące projektu, przesłane pliki i informacje o zamówieniu mogą być przechowywane, jeżeli będzie to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Podanie danych kontaktowych i informacji niezbędnych do oceny projektu jest jednak konieczne, abyśmy mogli:

  • odpowiedzieć na zapytanie,

  • skontaktować się z użytkownikiem,

  • zweryfikować dokumentację,

  • przygotować wycenę,

  • zrealizować zamówienie.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wysłanie formularza, udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie wyceny.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom, które wspierają ProtoForm sp. z o.o. w prowadzeniu serwisu i obsłudze klientów, w szczególności:

  • dostawcom hostingu, kreatora strony i poczty elektronicznej,

  • dostawcy formularza Tally,

  • dostawcom usług informatycznych i technicznych,

  • podmiotom zajmującym się utrzymaniem i bezpieczeństwem systemów,

  • dostawcom usług chmurowych i przechowywania plików,

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, podatkowe lub doradcze,

  • przewoźnikom i firmom kurierskim, jeżeli jest to konieczne do realizacji zamówienia,

  • organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora otrzymują wyłącznie informacje niezbędne do wykonania powierzonych im usług.

7. Formularz Tally

Formularz służący do przesyłania projektów i próśb o wycenę jest obsługiwany przy użyciu narzędzia Tally.

Za pośrednictwem formularza mogą być przetwarzane:

  • dane kontaktowe,

  • opis projektu,

  • parametry techniczne,

  • informacje o materiale,

  • wymiary i liczba sztuk,

  • przesłane pliki i dokumentacja.

Tally działa jako dostawca narzędzia i podmiot przetwarzający dane formularzy na zlecenie administratora.

Użytkownik powinien przesyłać wyłącznie dane i pliki niezbędne do przygotowania wyceny oraz oceny możliwości realizacji projektu.

8. Google Maps

Na stronie kontaktowej może być wyświetlana mapa dostarczana przez Google Maps.

W związku z załadowaniem lub użyciem mapy Google może przetwarzać dane techniczne użytkownika, w szczególności:

  • adres IP,

  • informacje o urządzeniu,

  • rodzaj przeglądarki,

  • datę i godzinę połączenia,

  • przybliżoną lokalizację,

  • informacje o sposobie korzystania z mapy.

Google może przetwarzać te dane jako odrębny administrator, zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne rozwiązania techniczne niezbędne do:

  • prawidłowego wyświetlania strony,

  • działania formularzy,

  • zapewnienia bezpieczeństwa,

  • zapamiętywania ustawień użytkownika,

  • obsługi osadzonych usług zewnętrznych.

Usługi zewnętrzne, takie jak Tally lub Google Maps, mogą korzystać z własnych plików cookies i podobnych technologii.

Jeżeli serwis będzie wykorzystywał pliki cookies analityczne, marketingowe lub inne technologie wymagające zgody, użytkownik otrzyma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia odpowiednich kategorii za pomocą banera cookies.

Zablokowanie niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie formularzy, mapy lub innych elementów strony.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności:

  • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony,

  • standardowych klauzul umownych,

  • innych zabezpieczeń dozwolonych przez przepisy o ochronie danych.

11. Okres przechowywania danych

Dane związane z zapytaniem będą przechowywane przez okres niezbędny do:

  • udzielenia odpowiedzi,

  • przygotowania i przedstawienia wyceny,

  • przeprowadzenia ustaleń technicznych,

  • zakończenia korespondencji dotyczącej projektu.


Jeżeli zapytanie doprowadzi do zawarcia umowy, dane będą przechowywane przez okres realizacji zamówienia, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dokumenty księgowe i podatkowe będą przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

Jeżeli zapytanie nie doprowadzi do zawarcia umowy, dane mogą być przechowywane przez okres uzasadniony możliwością kontynuowania rozmów dotyczących wyceny, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane techniczne i logi serwera mogą być przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji systemów, zasad bezpieczeństwa oraz warunków stosowanych przez dostawców usług technicznych.

Dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, gdy przestaną być potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, chyba że dalsze przechowywanie będzie wymagane przez prawo.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania użytkownik może mieć prawo do:

  • uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,

  • dostępu do swoich danych,

  • otrzymania kopii danych,

  • sprostowania danych nieprawidłowych lub nieaktualnych,

  • uzupełnienia danych niekompletnych,

  • żądania usunięcia danych,

  • żądania ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO,

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora,

  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.


Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące realizacji praw można przesyłać na adres:

info@protoform.pl

Realizacja określonego prawa może zostać ograniczona, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest konieczne do:

  • wykonania umowy,

  • realizacji obowiązku prawnego,

  • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

  • ochrony praw innych osób.

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

13. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Przed wniesieniem skargi zachęcamy do kontaktu z ProtoForm sp. z o.o. pod adresem:

info@protoform.pl

Pozwoli nam to wyjaśnić sprawę i odpowiedzieć na zgłoszenie.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane przesyłane za pośrednictwem formularzy nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Przesłane zapytania, projekty i pliki są analizowane przez pracownika pod kątem możliwości technicznych, materiału, wymiarów i sposobu realizacji.

15. Bezpieczeństwo danych i przesłanych plików

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych przed:

  • nieuprawnionym dostępem,

  • utratą,

  • przypadkowym usunięciem,

  • nieuprawnioną zmianą,

  • ujawnieniem osobom nieupoważnionym.

Dostęp do danych i dokumentacji mają wyłącznie osoby oraz podmioty, które potrzebują ich do:

  • obsługi zapytania,

  • weryfikacji projektu,

  • przygotowania wyceny,

  • realizacji zamówienia,

  • obsługi technicznej lub prawnej.

Użytkownik powinien pamiętać, że żadna metoda przesyłania danych przez Internet ani ich elektronicznego przechowywania nie daje całkowitej gwarancji bezpieczeństwa.

16. Linki do zewnętrznych serwisów

Serwis może zawierać linki prowadzące do stron internetowych lub usług zarządzanych przez inne podmioty.

ProtoForm sp. z o.o. nie odpowiada za treści publikowane w zewnętrznych serwisach ani za stosowane przez nie zasady przetwarzania danych osobowych.

Przed przekazaniem danych innemu podmiotowi zalecamy zapoznanie się z jego polityką prywatności.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku:

  • zmiany sposobu działania serwisu,

  • dodania nowych formularzy lub funkcji,

  • wdrożenia nowych narzędzi zewnętrznych,

  • zmiany zakresu przetwarzanych danych,

  • zmiany obowiązujących przepisów.

Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna pod adresem:

templateform.pl/polityka-prywatnosci